Cómo elegir el mejor sistema WMS para logística de almacenes

Elegir el mejor sistema WMS para logística de almacenes es fundamental para mejorar el rendimiento de las operaciones logísticas y responder con agilidad a las necesidades del negocio. Un WMS debe responder a las necesidades actuales de la empresa, pero también evolucionar al ritmo de su crecimiento. Para tomar la decisión adecuada, es recomendable evaluar aspectos como las funcionalidades del software, su capacidad de integración, la escalabilidad, el modelo de implementación o la experiencia del proveedor.

En este artículo analizaremos los principales criterios que deben tenerse en cuenta para seleccionar un sistema que se adapte a las características y objetivos de cada instalación.

1. Analizar la bodega

No hay dos bodegas iguales, por lo que un software de gestión debe ser capaz de adaptarse a las características específicas de cada instalación.

Según un estudio publicado en la revista Systems, la evaluación de un WMS debe basarse en un análisis integral de las operaciones. Entre los aspectos que recomienda evaluar se encuentran el diseño de la bodega, la cantidad de referencias (SKU), los tipos de pedidos y su frecuencia, el nivel de automatización, los requerimientos de integración con el software de planificación de recursos empresariales (ERP), las características de los productos o la infraestructura tecnológica de la empresa.

También es recomendable identificar los principales problemas de las operaciones actuales, como errores en la preparación de pedidos, retrasos, problemas de inventario o cuellos de botella. Disponer de estos indicadores permite a las empresas evaluar posteriormente el impacto de la implementación del WMS.

2. Definir las funcionalidades que debe tener un WMS

Una vez analizadas las características de la bodega, el siguiente paso es definir las funcionalidades que debe incluir el software. Aunque muchos WMS comparten capacidades básicas, cada empresa tendrá requerimientos diferentes según sus operaciones y sus planes de crecimiento.

Requerimientos y funcionalidades esenciales

Todo WMS coordina las operaciones diarias de una bodega e incluye funcionalidades como la recepción de mercancías, la asignación de las ubicaciones, el control del stock o la preparación y el despacho de pedidos. Estas capacidades son fundamentales para optimizar los flujos logísticos y garantizar la trazabilidad de los productos.

Las empresas también necesitan evaluar cómo el software se adapta a sus operaciones diarias. Un WMS debe ofrecer suficiente capacidad de configuración para ajustarse a la mayoría de los procesos. Cuando existan requerimientos muy específicos, es recomendable que permita realizar personalizaciones para responder a las necesidades particulares de la empresa.

Por último, la facilidad de uso también es fundamental. Una interfaz intuitiva, adaptada al dispositivo utilizado, facilita la capacitación de los operadores. Además, contar con paneles de control e indicadores en tiempo real agiliza la toma de decisiones.

Requerimientos específicos del sector

Algunas actividades y el cumplimiento de determinadas normas exigen funcionalidades específicas que el WMS debe ofrecer. Por ello, es recomendable verificar que el software pueda responder a estas necesidades específicas sin necesidad de recurrir a desarrollos complejos.

Por ejemplo, las empresas del sector de alimentos y bebidas requieren funcionalidades como la gestión de lotes, el seguimiento de las fechas de vencimiento o estrategias de despacho FEFO (first expired, first out). En la industria farmacéutica, la trazabilidad completa y el cumplimiento de los requerimientos regulatorios son fundamentales, mientras que los operadores 3PL suelen necesitar funcionalidades para atender a múltiples clientes y facturar sus servicios. Las bodegas refrigeradas, por su parte, necesitan controlar las condiciones de temperatura durante todo el proceso logístico para garantizar la integridad de los productos.

Los operadores 3PL son un buen ejemplo de cómo un mismo WMS debe responder a requerimientos de diferentes sectores. OnRoute, por ejemplo, implementó el sistema para logística de almacenes Easy WMS de Mecalux en sus tres bodegas para fortalecer la trazabilidad de las mercancías y ampliar su capacidad para trabajar con empresas de distintos sectores. “Buscábamos una herramienta digital que acompañara nuestro crecimiento. Al incorporar funciones de trazabilidad y facilitar la identificación precisa de cada artículo, podemos responder a las necesidades de sectores que requieran un mayor control sobre sus mercancías, como el sector farmacéutico o el cosmético”, explican desde la empresa. Gracias a este proceso de digitalización, OnRoute ha logrado una precisión del inventario cercana al 99%.

Requerimientos actuales y futuros

El WMS debe estar preparado para adaptarse al crecimiento y la evolución de la empresa. Al definir los requerimientos del software, es recomendable considerar posibles cambios como un aumento del volumen de pedidos, la apertura de nuevas bodegas, la incorporación de sistemas automatizados o la expansión a nuevos canales de venta.

3. Evaluar la integración del WMS con los demás sistemas

Una bodega forma parte de un ecosistema en el que interactúan múltiples aplicaciones y tecnologías. El WMS debe intercambiar información con el ERP y el sistema de gestión de transporte (TMS) para sincronizar procesos como la gestión de pedidos, el inventario o los despachos.

En las empresas que comercializan sus productos a través de canales digitales, el WMS se integra con las plataformas de comercio electrónico para mantener actualizado el stock y agilizar la preparación de los pedidos.

En instalaciones automatizadas, el WMS debe ser capaz de integrarse con las soluciones encargadas de coordinar los procesos, como el Warehouse Execution System (WES) o el Warehouse Control System (WCS). Además, es recomendable que esté preparado para incorporar nuevos equipos, como los robots móviles autónomos (AMR), a medida que la empresa evolucione.

4. Verificar que el WMS pueda crecer y evolucionar con la empresa

Las bodegas evolucionan constantemente para responder a la incorporación de nuevos productos y a los cambios en las necesidades de los clientes. Por ello, es recomendable verificar que el WMS puede crecer al ritmo de la empresa y responder a nuevos escenarios sin afectar el rendimiento de las operaciones.

Antes de tomar una decisión, es recomendable solicitar al proveedor pruebas de rendimiento o casos de éxito que demuestren cómo responde el WMS ante distintos escenarios. Por ejemplo, se puede evaluar cómo se adapta cuando aumenta el volumen de pedidos, se incorporan nuevas bodegas, se implementan sistemas automatizados o la empresa comienza su expansión internacional.

NEXECOM es un ejemplo de esta capacidad de crecimiento. Esta tienda online francesa especializada en artículos para el hogar implementó Easy WMS para apoyar su plan de expansión y contar con una solución capaz de adaptarse al crecimiento de la empresa. Gracias a su arquitectura modular, ha incorporado módulos específicos para e-commerce, despachos con múltiples transportistas y análisis de datos. “Un e-commerce en rápido crecimiento debe modernizar su bodega cada dos o tres años aproximadamente para adaptarse a los cambios del mercado”, señala la empresa. La empresa prevé duplicar su facturación en los próximos años, lo que implicará un aumento del volumen de trabajo. La arquitectura modular de Easy WMS le permitirá integrar nuevas funcionalidades a medida que evolucionen sus necesidades logísticas.

5. Evaluar el despliegue y las opciones de implementación del WMS

La implementación de un WMS es un proyecto que requiere planificación y coordinación entre la empresa y el proveedor del software. Antes de tomar una decisión, es recomendable conocer aspectos como el modelo de despliegue (SaaS u on-premise), la estrategia de implementación, el plan para la migración de datos, la capacitación de los usuarios y el soporte previsto después de la puesta en funcionamiento.

Aunque cada proveedor utiliza su propia metodología, el proceso de implementación suele incluir las siguientes etapas:

• Inicio del proyecto. La empresa y el proveedor definen los objetivos, el alcance y el cronograma.
• Desarrollo de la solución. El WMS se adapta a los procesos de la bodega, considerando diferentes escenarios operativos.
• Configuración del sistema. Se configuran y validan las funcionalidades del WMS antes de su implementación.
• Puesta en funcionamiento. El proveedor brinda acompañamiento al cliente para garantizar que el sistema funcione correctamente durante el inicio de las operaciones.

También es importante verificar cómo se validará el WMS antes de su implementación definitiva. Algunos proveedores ofrecen demostraciones personalizadas, pruebas piloto o simulaciones mediante gemelos digitales para minimizar los riesgos y garantizar que el WMS responda a las necesidades de la bodega.

6. Calcular el costo real del WMS

La implementación de un WMS debe entenderse como una inversión orientada a mejorar la eficiencia de la bodega. Antes de comparar distintas soluciones, es recomendable identificar tanto los costos asociados al proyecto como los beneficios a mediano y largo plazo.

El presupuesto puede contemplar el modelo de despliegue seleccionado, la cantidad de licencias, el hardware y servicios como el soporte técnico. Una vez calculada la inversión, es posible calcular el retorno de la inversión esperado (ROI) a partir de indicadores como la rapidez de las operaciones, la reducción de errores en la preparación de pedidos, la optimización de la gestión del inventario o la reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas.

7. Evaluar al proveedor más allá del software

Un buen WMS debe estar respaldado por un proveedor capaz de acompañar a la empresa más allá de la implementación. Aspectos como la experiencia en el sector, la presencia internacional, la inversión en I+D o los planes de evolución del producto son factores que es importante considerar.

Ervin Germany, fabricante alemán de abrasivos metálicos para tratamientos industriales, incorporó estos criterios durante el proceso de selección de su WMS. La empresa implementó Easy WMS en dos de sus bodegas para fortalecer el control del stock. “Hace unos años definimos nuestra hoja de ruta de digitalización para mejorar la visibilidad de las operaciones, mejorar la eficiencia y avanzar en sostenibilidad. Un software de gestión es fundamental para esta estrategia”, explican desde la empresa. “Elegimos Mecalux porque ofrecía una solución escalable e internacional que cumplía con nuestros requerimientos”.

8. ¿Qué preguntarle a un proveedor de WMS antes de tomar una decisión?

Antes de seleccionar un sistema WMS para logística de almacenes, es recomendable resolver una serie de preguntas que permitan comparar las diferentes soluciones e identificar la que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa.

• ¿Puede el WMS integrarse con nuestro ERP y los demás sistemas?
• ¿Cómo se integra con los sistemas de automatización de la bodega?
• ¿Qué funcionalidades pueden configurarse y cuáles requieren desarrollos específicos?
• ¿Cuánto suele durar la implementación de un proyecto similar?
• ¿Qué costos no están incluidos en la licencia?
• ¿Cómo se gestionan las actualizaciones del software?
• ¿Puede el WMS gestionar varias bodegas desde una misma plataforma?
• ¿Cómo respondería el sistema si el volumen de pedidos se duplicara?
• ¿Qué soporte ofrece el proveedor después de la puesta en funcionamiento?
• ¿Es posible conocer casos de éxito o hablar con clientes con operaciones similares?

Elegir el mejor WMS para cada bodega

Elegir un WMS va más allá de comparar funcionalidades o precios. La solución adecuada será aquella que responda a las necesidades actuales de la bodega, se integre con los demás sistemas y pueda ajustarse al crecimiento de la empresa. Una evaluación rigurosa permitirá tomar una decisión que genere beneficios a largo plazo.