Las empresas se plantean digitalizar la gestión de su almacén con la ayuda de un ERP

¿Un ERP es realmente la mejor opción para mi almacén?

17 agosto 2021

¿Debería instalar un ERP en mi almacén?, ¿sería mejor un WMS?, ¿o, quizás, ambos sistemas? Los almacenes manipulan un número muy elevado de existencias y, como resultado de la logística omnicanal, cuentan con una operativa frenética y con cada vez más pedidos que se entregan en un menor tiempo. Este nivel de exigencia obliga a llevar un control estricto de la instalación y, para ello, es imprescindible contar con una herramienta digital que optimice la gestión del almacén.

En este artículo responderemos a estas preguntas, analizaremos las diferencias entre un WMS y un ERP y veremos cuál es el software (o combinación de ellos) más apropiado para llevar una gestión avanzada de un almacén.

¿Por qué implementar un ERP en mi almacén?

Instalar un ERP en un almacén es un paso hacia la transformación digital de la logística. Las compañías necesitan tener datos objetivos sobre todo lo que ocurre en el almacén con vistas a tomar decisiones estratégicas para su negocio.

Un ERP es un software destinado a simplificar los flujos de información entre los procesos de una empresa con el propósito de evitar repeticiones, desajustes o incoherencias entre los distintos departamentos. Cualquier ERP del mercado incorpora una serie de módulos para cada departamento (logística, finanzas, compras, producción, etc.).

Con un módulo de logística, el ERP dispone de información relevante sobre la mercancía (qué productos han llegado, qué pedidos han solicitado los clientes, cuáles se han expedido, etc.). Con estos datos, tanto el jefe de almacén como los operarios conocen los niveles de venta y la disponibilidad de los artículos.

La digitalización del almacén permite llevar un control preciso de la mercancía y de las operativas
La digitalización del almacén permite llevar un control preciso de la mercancía y de las operativas

Con un ERP, además, se puede organizar rudimentariamente el stock del almacén, estableciendo alertas para las existencias que están bajo mínimos a fin de asegurar un correcto aprovisionamiento. En consecuencia, se aprovecha mucho mejor el espacio útil y se evitan errores y retrasos en las operativas, incluida la preparación de pedidos. Sin embargo, estas funcionalidades se cubren de manera básica, por lo que para optimizar verdaderamente la gestión deberemos complementar el ERP con un software especializado en almacenes, espacio que abarca un WMS.

¿Debería implementar un ERP o un WMS en mi almacén?

Lo más normal es tener ambos software: un ERP y un WMS. Disponer solo de un ERP limitará el crecimiento del almacén y, por tanto, del negocio. Y solo un WMS será poco viable en empresas con múltiples departamentos que deban compartir información entre sí con fluidez. Así que, definitivamente, las compañías que buscan incrementar la productividad de las operativas del almacén necesitan un WMS que complemente las funciones del ERP.

Veamos el ejemplo de la empresa IXOS cealco, cliente de Mecalux, que se servía únicamente de su ERP para controlar toda la mercancía y las operativas de su almacén. No obstante, a medida que los pedidos empezaron a aumentar, la compañía se vio obligada a modificar los procesos. “Fue entonces cuando nos planteamos seriamente implementar un sistema de gestión de almacenes con ciertas garantías y prestigio en el mercado”, dice Manuel Hervás, responsable de logística de la firma. IXOS cealco se dio cuenta de que con una herramienta así podría optimizar el trabajo de los operarios y simplificar los flujos de comunicación para ser más eficientes.

Existen muchos motivos por los que instalar un sistema de gestión de bodegas, como Easy WMS de Mecalux en un almacén que ya tenga un ERP. Entremos en detalle:

  • Software especializado: un WMS es un programa diseñado específicamente para la gestión de un almacén, a diferencia de un ERP que es un software genérico, mucho menos especializado en este entorno.
  • Operativas estándar: un software de gestión como Easy WMS de Mecalux posee un abanico de más de 70 funcionalidades que se han ido incorporando al producto estándar en base a las necesidades de los clientes. Esto evita desarrollos customizados que encarecen la implantación y dificultan su posterior mantenimiento.
  • Funcionalidades avanzadas: además de las operativas estándar, cuenta con módulos adicionales para que el almacén sea más eficiente en tareas tan complejas como el etiquetado y empaquetado de los pedidos (Multi Carrier Shipping Software) o el ship from store (Store Fulfillment).
  • Modularidad y actualización: un WMS competitivo acostumbra a actualizarse anualmente con nuevas funcionalidades específicas para el almacén.
  • Comunicación con el ERP: es muy común integrar un WMS con un ERP. Por ello, la mayoría de ERP del mercado ya incorporan interfaces de comunicación estándar y certificada para facilitar esa comunicación entre ambos sistemas.
  • Integración con otros elementos del almacén: un WMS se adapta muy bien a la complejidad de cualquier almacén, integrándose con elementos automáticos como transelevadores, miniloads o transportadores, así como con otras soluciones tecnológicas como el picking por voz o los dispositivos pick-to-light y put-to-light. También con los sistemas de control del almacén (SCA).
  • Estrategias y reglas para definir el funcionamiento del almacén: un WMS incluye infinidad de opciones para concretar la lógica de cada una de las operativas del almacén. Por ejemplo, incorpora atributos logísticos para cada producto que le permiten crear reglas sobre dónde ubicar la mercancía de una forma más eficiente: lote, fecha de caducidad, fecha de consumo preferente, fecha de fabricación, calibre, color, número de serie, origen, vida útil, versión, etc.
  • Coste total o TCO (Total Cost of Ownership): en ocasiones, las empresas deciden seguir con su ERP porque a priori supone un menor coste. A pesar de ello, un WMS suele conllevar una inversión menor teniendo en cuenta las licencias, la implementación, customizaciones, interfaces con elementos automáticos, formación, soporte técnico, actualizaciones y mejoras. Es decir, el ROI del WMS justifica claramente la adopción de este software.

Implementar un software de gestión de almacenes es la solución más eficaz para ejercer un control estricto sobre todo lo que ocurre en la cadena de suministro. Un ERP incorpora funcionalidades para gestionar el almacén; sin embargo, para conseguir la máxima competitividad, el WMS es la herramienta infalible.

El SGA se integra con los sistemas de almacenaje y con otras soluciones tecnológicas del almacén, como los dispositivos pick-to-light
El WMS se integra con los sistemas de almacenaje y con otras soluciones tecnológicas del almacén, como los dispositivos pick-to-light

¿Puedo gestionar mi almacén sin un ERP, solo con un WMS?

Sí, un almacén puede gestionarse sin un ERP. El control de los productos y de las operativas, por tanto, podría realizarse con la única ayuda de un WMS. Aunque esto solo es viable en negocios de tamaño pequeño o mediano, normalmente de tipo e-commerce, ya que la plataforma de venta (Prestashop, Magento, Shopify…) desempeña algunas de las funciones propias de los ERP.

Ese sería el caso de Global Freaks, e-commerce especializado en figuras de coleccionista. Esta empresa comercializa sus figuras en eBay, Amazon y directamente desde su propia página web con PrestaShop. Easy WMS puede comunicarse directamente con estas plataformas y organizar todas las operativas (recepciones, almacenaje, preparación de pedidos y expediciones) sin requerir un ERP. Según Daniel Vizcarra, gerente de Global Freaks, “nuestro catálogo al completo se halla en nuestra página web y desde allí lo compartimos con eBay y Amazon a través de Easy WMS”.

El e-commerce de figuras de coleccionista Global Freaks gestiona su almacén de Barcelona sin un ERP, tan solo con Easy WMS de Mecalux
El e-commerce de figuras de coleccionista Global Freaks gestiona su almacén de Barcelona sin un ERP, tan solo con Easy WMS de Mecalux

WMS vs ERP: la logística como ventaja competitiva

Un ERP facilita el flujo de información entre todas las áreas del negocio, incluido el almacén, con el fin de que los departamentos puedan organizar y coordinar los recursos. El WMS, en cambio, está focalizado en la gestión minuciosa de un centro logístico. No solo se adecua a las operativas del almacén, sino que es capaz de optimizar los movimientos y procesos. A modo de resumen, veamos las diferencias entre estos dos software:

  ERP WMS
Especialización Gestión de los recursos de toda la empresa (compras, operaciones, finanzas, logística, etc.). Lógica y operativas del almacén.
Operativas que controla en un almacén Recepciones, organización del stock y control de los pedidos solicitados por clientes y de productos que se han expedido. Recepciones, almacenaje, organización del stock, preparación de pedidos, expediciones, devoluciones, etc.
Modularidad y funcionalidades avanzadas del almacén Incorpora algunos módulos especializados para las distintas áreas de trabajo de la empresa, incluida la logística. Incorpora módulos complementarios que añaden funcionalidades específicas para resolver las necesidades de cualquier almacén. Entre otras, controlar el inventario del almacén y de las tiendas físicas a la vez, asegurar el abastecimiento de las líneas de producción o coordinar el inventario en distintas marketplaces.
Optimización de las operativas del almacén No Optimiza y simplifica al máximo las operativas mediante reglas para distribuir los productos. Así se minimizan los traslados de operarios.
Errores y productividad Se limita a organizar el stock de forma correcta Dado que envía instrucciones detalladas a los operarios sobre cómo desarrollar las operativas, se evitan equivocaciones y se incrementa la productividad.

 

Contar con una logística eficiente se ha convertido en uno de los puntos críticos de cualquier negocio y cómo lograrlo, una cuestión de base. ¿Es mejor instalar un ERP o un WMS en el almacén o, quizás, ambos sistemas?

Sin duda, un WMS es la mayor garantía para el éxito, pues está diseñado específicamente para adecuarse a las particularidades de un almacén y elevar la productividad de este tipo de instalaciones. El WMS puede ajustarse a las peculiaridades de cualquier negocio e implementarse en todo tipo de almacenes, tanto en aquellos gestionados por un ERP como en aquellos controlados de forma manual.

En Mecalux tenemos Easy WMS, un sistema de gestión de almacenes presente en numerosas instalaciones logísticas. Empresas de todos los sectores lo utilizan a diario para organizar su cadena de suministro, optimizar los recursos de su almacén y prestar un servicio ágil y efectivo a sus clientes. Contacta con nosotros para que te mostremos cómo modernizar tu logística con la ayuda de nuestro WMS.