Cómo reducir los tiempos de entrega en 10 pasos

Reducir los tiempos de entrega es uno de los principales desafíos de la logística actual. Para lograrlo, no es suficiente con agilizar el transporte: también es necesario optimizar la gestión del inventario, la preparación de pedidos, el despacho y los demás procesos que permiten preparar la mercancía para su salida de la bodega.

En este artículo explicaremos los diez pasos que se deben seguir para identificar dónde se generan los retrasos, cómo solucionarlos y cómo un WMS puede ayudar a agilizar las entregas.

1. Identificar qué está retrasando las entregas

Reducir los tiempos de entrega requiere identificar dónde se generan las demoras y detectar posibles cuellos de botella. El tiempo de entrega se calcula desde que se recibe el pedido. A partir de ese momento, es necesario verificar la disponibilidad del stock, preparar el pedido, embalarlo o empacarlo y despacharlo desde la bodega.

Una vez que la mercancía sale de las instalaciones, intervienen factores que pueden prolongar los tiempos de entrega, como el transporte, el tráfico, las aduanas o la distribución de última milla. Diferenciar los procesos internos de los externos permite identificar qué parte del tiempo total de entrega depende de la empresa y cuál depende de terceros, como los transportistas. Identificar el origen de las demoras permite priorizar las acciones de mejora de manera más eficiente.

2. Optimizar la gestión del inventario y la disponibilidad de stock

Una vez identificado el origen de los retrasos, es necesario garantizar que los productos siempre estén disponibles cuando se recibe un pedido. La falta de inventario no solo retrasa la preparación de pedidos, sino que también afecta la experiencia del cliente. Como explica la consultora Accenture, cuando los consumidores no encuentran lo que buscan, a menudo optan por productos de la competencia, lo que afecta la sostenibilidad de la marca a largo plazo. Disponer de información precisa y conocer en tiempo real la ubicación de los artículos agiliza la preparación y evita interrupciones en las operaciones.

Además, un pronóstico y una planificación adecuados de la demanda previenen stockouts o quiebres de stock al permitir anticipar las necesidades de reposición y ayudar a mantener los niveles de inventario requeridos. De esta manera, los operadores localizan los artículos con rapidez y preparan los pedidos sin retrasos ocasionados por la falta de inventario o por errores. Como resultado, se consigue un flujo de trabajo más eficiente y se reducen los tiempos de entrega.

3. Reducir los tiempos de picking y preparación de pedidos

La preparación de pedidos es una de las operaciones más críticas para reducir los tiempos de entrega, ya que concentra gran parte del trabajo entre la recepción del pedido y el despacho de la mercancía. René de Koster, Tho Le-Duc y Kees Jan Roodbergen señalan en un artículo publicado en el European Journal of Operational Research que el picking es la actividad que requiere más mano de obra y puede llegar a representar hasta el 55% de los costos de una bodega.

Una forma de agilizar esta operación consiste en minimizar los desplazamientos de los operadores mediante estrategias de slotting, es decir, mediante la organización de las ubicaciones en función de la rotación de los productos. Seguir el método ABC para la clasificación de inventarios y ubicar las referencias de mayor demanda en las zonas más accesibles permite optimizar los recorridos y la recolección de artículos.

El método de picking seleccionado influye en la productividad, pero no existe una única estrategia adecuada para todas las bodegas. La mejor opción depende de la cantidad de SKU, el volumen diario de pedidos, el número de líneas por pedido y las características de los productos. Por ejemplo, métodos como el batch picking o picking por lotes, el wave picking o picking por olas o el zone picking o picking por zonas responden a distintas necesidades operativas.

4. Automatizar las operaciones de la bodega

Las operaciones manuales pueden limitar la capacidad de la bodega a medida que aumenta el volumen de pedidos. La automatización permite mantener un flujo continuo y evita que las tareas repetitivas retrasen las operaciones.

Los almacenes automatizados agilizan el acceso a la mercancía, ya que reducen considerablemente el tiempo necesario para localizar y recuperar los productos. Asimismo, los transportadores y robots móviles autónomos (AMR) automatizan el traslado de cajas y estibas entre las distintas zonas de la instalación, lo que reduce los desplazamientos y los tiempos de espera. Por su parte, las estaciones de picking de alto rendimiento reúnen los artículos necesarios para cada pedido en un mismo puesto de trabajo, lo que aumenta la productividad. Cada una de estas soluciones permite resolver un cuello de botella diferente, ya sea reduciendo el tiempo de acceso a las referencias, agilizando la preparación de pedidos o evitando desplazamientos.

5. Agilizar el embalaje, la consolidación y el despacho

Una vez finalizada la preparación del pedido, todavía quedan varias operaciones antes de que la mercancía salga de la bodega. Todavía debe pasar por etapas como la consolidación, el embalaje, el etiquetado, la documentación, la asignación del muelle de cargue y la carga del vehículo. Cualquiera de estas etapas puede convertirse en un cuello de botella si no se gestiona adecuadamente.

Para evitar retrasos, es recomendable coordinar el despacho en función de las rutas de distribución, los transportistas, las prioridades y los horarios de recolección. De esta manera, se evitan tiempos de espera innecesarios y cada pedido sale de la instalación en el momento previsto. Disminuir el tiempo destinado a la consolidación, el embalaje y la carga de los vehículos permite ampliar el horario en el que pueden recibirse pedidos para despacharlos el mismo día.

6. Utilizar un WMS para acelerar los procesos

Un sistema para logística de almacenes coordina todas las operaciones logísticas desde una única plataforma y sincroniza el inventario, la preparación de pedidos, el reabastecimiento y el despacho. De esta manera, permite que cada tarea se realice en el momento adecuado.

Un sistema como Easy WMS de Mecalux agiliza las operaciones de la bodega de varias maneras:

• Integración con el ERP. Sincroniza el inventario entre ambos sistemas, lo que evita el ingreso manual de datos y facilita el intercambio de información.
• Priorización de pedidos. Organiza automáticamente las tareas en función de criterios como la urgencia, el tipo de cliente o el nivel de servicio para que los pedidos más urgentes se atiendan primero.
• Reabastecimiento. Identifica anticipadamente las necesidades de reposición de las ubicaciones de picking, lo que evita interrupciones por falta de inventario.
• Control de los horarios límite de despacho. Sincroniza las operaciones con los horarios de salida de los transportistas para que los pedidos puedan despacharse el mismo día sin perder el horario de recolección.
• Comercio electrónico. Los pedidos procedentes de plataformas de venta online se incorporan al WMS, y el módulo Multi-Carrier Shipping Software automatiza la selección del transportista, la generación de etiquetas y la documentación del despacho.

7. Optimizar el transporte y la gestión de transportistas

Una vez que el pedido sale de la bodega, la entrega depende, en gran medida, de la planificación del transporte. Por esta razón, seleccionar el transportista más adecuado, optimizar las rutas y consolidar las cargas permite reducir los tiempos de tránsito y mejorar el nivel de servicio.

Las empresas que trabajan con varios operadores logísticos pueden utilizar el módulo Multi-Carrier Shipping Software de Easy WMS para automatizar la selección del transportista y la generación de la documentación, lo que agiliza los despachos. Además, un sistema de gestión de transporte (TMS) facilita la planificación de rutas y el seguimiento de los envíos en tiempo real. Esta visibilidad permite reaccionar con mayor rapidez ante imprevistos, reorganizar la distribución si es necesario y mantener informado al cliente sobre el estado de su pedido. Además, contar con datos sobre el rendimiento de cada transportista ayuda a seleccionar la opción más adecuada para cada tipo de envío.

8. Reducir los tiempos de entrega en la última milla

La última milla puede ser una de las etapas más complejas de la cadena logística y generar cuellos de botella. Aspectos como el tráfico, los imprevistos durante la distribución o una planificación ineficiente de las rutas pueden retrasar una entrega incluso cuando los pedidos han salido a tiempo de la bodega.

Para evitarlo, es recomendable optimizar las rutas, planificar las entregas teniendo en cuenta la concentración geográfica de los puntos de entrega y ofrecer horarios de entrega que se adapten a las necesidades de los clientes. El uso de puntos de recolección y herramientas de seguimiento en tiempo real también contribuye a agilizar las entregas.

9. Acercar el inventario a los clientes

Acercar el inventario a los clientes reduce los tiempos de entrega, pero puede hacer más compleja la gestión del stock. Distribuir el inventario entre varios centros logísticos permite enviar los pedidos desde una ubicación más cercana al cliente, pero requiere coordinar el inventario entre diferentes instalaciones.

Para que una estrategia multibodega resulte eficaz, es necesario determinar desde qué centro logístico se debe preparar cada pedido. Easy DOM de Mecalux automatiza esta asignación en función de criterios como la disponibilidad del stock, la cercanía a los clientes o las reglas establecidas por la empresa. De esta manera, se reducen los tiempos de entrega sin aumentar la complejidad de la gestión del inventario.

10. Medir y mejorar los tiempos de entrega continuamente

Reducir los tiempos de entrega de manera sostenida requiere medir el desempeño de cada etapa del proceso. Para ello, las empresas utilizan diferentes indicadores de desempeño (KPI) que permiten evaluar tanto el lead time en logística o tiempo de ciclo ─que mide el tiempo total desde que se recibe un pedido hasta que llega al cliente─ como el desempeño de las diferentes etapas.

En la bodega, es recomendable monitorear indicadores como el tiempo de procesamiento, el tiempo de picking, la precisión en la preparación de pedidos o el tiempo transcurrido entre la llegada a los muelles de cargue y el despacho de las mercancías. En el transporte, es importante medir los tiempos de tránsito, el porcentaje de envíos despachados a tiempo y el cumplimiento de las fechas de entrega previstas. Analizar estos indicadores por separado permite identificar dónde se generan los retrasos.

Por último, indicadores generales como OTIF y DIFOT proporcionan una visión integral del nivel de servicio. OTIF mide la capacidad de la cadena de suministro para entregar los pedidos completos y en el plazo acordado, mientras que DIFOT mide el cumplimiento de esos mismos compromisos desde la perspectiva de las operaciones y la preparación de pedidos.

Las entregas más rápidas comienzan con una bodega más eficiente

Reducir los tiempos de entrega no depende de una sola medida, sino de la capacidad de optimizar las etapas del proceso logístico. Desde la gestión del inventario hasta el despacho, pasando por la preparación de pedidos, el transporte o la última milla, estas mejoras reducen los tiempos de entrega y mejoran el servicio al cliente. Contar con herramientas que proporcionen visibilidad y faciliten la coordinación permite responder con mayor agilidad a la demanda y adaptarse a un mercado con expectativas cada vez más altas.