Características y funcionalidades clave de un software WMS moderno

Las funcionalidades de un sistema WMS para logística de almacenes son uno de los principales aspectos que se deben evaluar antes de iniciar la digitalización de los procesos logísticos de una empresa. Además de controlar el inventario, un WMS puede incorporar herramientas para coordinar operaciones de mayor complejidad, como el abastecimiento de producción o la distribución de mercancías entre establecimientos.

En este artículo analizamos las funcionalidades que debería ofrecer un sistema WMS para logística de almacenes y los criterios que es recomendable evaluar antes de elegir una solución.

Las funcionalidades de un sistema WMS para logística de almacenes

Las funcionalidades de un WMS son el conjunto de herramientas que utiliza el sistema para coordinar las operaciones de una instalación logística. Intervienen en tareas como la recepción de mercancías, el control del stock o la preparación de pedidos. Sin embargo, como no todas las bodegas tienen las mismas características, disponer de un software flexible es fundamental para adaptar los procesos a las necesidades específicas de la empresa.

En muchos casos, estas funcionalidades se agrupan en módulos que pueden incorporarse según los requerimientos de la empresa. De esta manera, las capacidades de un WMS pueden variar considerablemente de una solución a otra.

Al seleccionar un software, es recomendable considerar también las necesidades futuras de la bodega. Un WMS con las funcionalidades adecuadas podrá adaptarse a nuevos procesos sin necesidad de reemplazar el sistema a medida que evolucionen las operaciones logísticas.

Lista de funcionalidades que debería incluir un WMS moderno

No todos los softwares de almacenes ofrecen las mismas funcionalidades. Aunque algunas son indispensables para cualquier instalación logística, otras están orientadas a necesidades específicas, como la automatización, la gestión de varios canales de venta o la integración con otros sistemas. La siguiente tabla resume las principales capacidades que puede ofrecer un WMS moderno y sirve como guía de las secciones que se explicarán a continuación.

Características y funcionalidades esenciales de un WMS

Las funcionalidades de un WMS abarcan desde el control del inventario hasta la preparación de pedidos. A continuación, explicamos cómo diferentes empresas las utilizan en sus operaciones diarias.

Visibilidad del inventario en tiempo real

El WMS dispone en todo momento de información sobre la cantidad disponible de cada referencia y su ubicación exacta. Esta información se actualiza automáticamente con cada recepción, movimiento o despacho, lo que permite consultar el inventario en tiempo real, ubicar rápidamente cualquier producto y mejorar la planificación de las operaciones.

La visibilidad del inventario en tiempo real fue una de las razones por las que Electrolux decidió implementar el software Easy WMS de Mecalux en su bodega de Colombia. Con esta solución, la empresa gestiona más de 250.000 referencias sin errores.

Recepción de mercancías

El software de la bodega verifica la información del envío, gestiona posibles problemas y determina una ubicación antes de incorporar la mercancía al inventario. Si la empresa trabaja con advanced shipping notice (ASN), el sistema puede identificar los artículos y reservar el espacio donde se almacenarán incluso antes de que ingresen a la bodega.

Este es el caso de ICF, fabricante italiano de tornillos y sistemas de fijación. El ERP comunica a Easy WMS los productos que se recibirán para que determine la ubicación más adecuada a partir de un conjunto de reglas y algoritmos. De esta manera, la empresa mantiene la trazabilidad de sus 1.500 referencias.

Asignación automática de ubicaciones

El WMS determina dónde ubicar la mercancía con base en criterios como la rotación o las características de la carga y asigna a cada producto la ubicación más apropiada para agilizar los movimientos y evitar desplazamientos innecesarios. Una distribución estratégica del inventario optimiza el espacio y agiliza las operaciones.

Easy WMS asigna una ubicación a cada referencia del laboratorio dermatológico Innoaesthetics considerando variables como el nivel de demanda. El software aplica el método FIFO (first in, first out) para que los primeros productos en ingresar a la bodega sean también los primeros en despacharse.

Reabastecimiento

El reabastecimiento garantiza que las zonas de trabajo cuenten siempre con stock. El WMS monitorea el inventario y genera órdenes de reposición cuando identifica la necesidad de trasladar mercancía desde las zonas de reserva.

En Unidroco, mayorista español de productos de aseo y perfumería, Easy WMS coordina la reposición automática de productos sin interrumpir la preparación de pedidos. Las ubicaciones de picking cuentan siempre con el stock necesario.

Preparación de pedidos

El WMS organiza eficientemente la preparación de pedidos, estableciendo prioridades según la urgencia y la fecha de entrega de las órdenes, y definiendo los recorridos más adecuados para que los operadores recorran la bodega en el menor tiempo posible. Para guiar y agilizar estas operaciones, el sistema se integra con tecnologías como terminales de radiofrecuencia, voice picking o sistemas pick-to-light.

En Gibon, mayorista esloveno de componentes electrónicos con 3.000 pedidos diarios, el picking es uno de los procesos más exigentes, ya que concentra el 85% del tiempo de trabajo. Desde su implementación, la empresa pasó de preparar los pedidos uno por uno a completar hasta 32 pedidos en un mismo recorrido.

‘Packing’ y despachos

El WMS verifica que cada envío sea correcto antes de salir de la bodega. El sistema genera las etiquetas, valida cada paquete y verifica que el contenido coincida con el pedido y garantiza que se incluya la documentación correspondiente. De esta manera, se reducen los errores en el despacho y se garantiza que la mercancía llegue al cliente correctamente identificada y preparada para su transporte.

Personalizar cada envío y evitar errores resulta fundamental cuando una empresa vende a través de varios canales. En la bodega de la marca francesa de moda Rouje, el módulo Servicios de Valor Agregado (VAS) de Easy WMS proporciona instrucciones durante el embalaje para incorporar elementos específicos cuando corresponde, como una tote bag.

Conteos de inventario

Este proceso permite verificar que el inventario registrado en el sistema coincida con la mercancía disponible. El WMS organiza conteos cíclicos sin interrumpir las operaciones de la bodega y actualiza el inventario cuando detecta diferencias.

Antes de implementar Easy WMS, un operador de Établissements Moiret podía tardar varias semanas en completar el inventario físico. “Con Easy WMS, solo necesita una hora”, señala este distribuidor francés de especias y condimentos.

Reportes y análisis de datos

Un buen WMS también recopila y analiza información para facilitar la toma de decisiones. Mediante dashboards y reportes personalizables, los responsables logísticos pueden consultar indicadores como la ocupación de la bodega, el nivel de stock, la productividad de los operadores, el estado de los pedidos o los tiempos de preparación y despacho. Estos datos permiten identificar oportunidades de mejora, anticipar posibles problemas operativos y evaluar el desempeño de la instalación.

En Browne, fabricante canadiense de utensilios de cocina, Easy WMS ofrece información sobre la ocupación, que se mantiene entre el 80% y el 90%, o la productividad de los operadores, que pueden alcanzar 150 líneas por hora con una precisión superior al 99%.

Características avanzadas de un sistema WMS para logística de almacenes

Además de las funcionalidades básicas, algunos WMS incorporan capacidades avanzadas para gestionar procesos más complejos. Estas herramientas amplían las capacidades del software y permiten responder a nuevos requerimientos.

Slotting para WMS

Una adecuada distribución de la mercancía influye en todos los procesos de la bodega. Mediante una funcionalidad de slotting, el WMS determina la ubicación más adecuada a partir del análisis de la demanda actual, histórica o proyectada.

Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux ofrece el módulo Slotting para WMS, que analiza la rotación de los productos y recomienda cambios de ubicación. El objetivo es disminuir los desplazamientos y mejorar el rendimiento.

Labor Management System (LMS)

Esta solución proporciona una visión detallada de las operaciones de la bodega. Con base en los datos recopilados, los responsables logísticos pueden conocer el estado de los procesos, determinar los recursos necesarios e identificar oportunidades de mejora para aumentar la productividad.

Easy WMS dispone del módulo Labor Management System (LMS), que compara el desempeño esperado con el real para identificar desviaciones y optimizar la asignación de recursos.

Yard Management System (YMS)

En los muelles de cargue se concentran la recepción y el despacho de mercancías. Un WMS coordina la llegada de camiones, asigna los muelles y establece prioridades para las operaciones según la urgencia de las tareas o la disponibilidad de recursos.

Con el módulo Yard Management System (YMS) de Easy WMS, los responsables logísticos pueden programar las citas de cargue y descargue para reducir los tiempos de espera y evitar cuellos de botella.

Multi-Carrier Shipping Software

El WMS automatiza la comunicación con los transportistas, genera la documentación necesaria y permite configurar diferentes métodos de empaque según el cliente, el transportista o el tipo de servicio.

Easy WMS ofrece esta funcionalidad mediante Multi-Carrier Shipping Software, un módulo que centraliza los despachos con múltiples transportistas desde una única plataforma.

Store Fulfillment

Las empresas que cuentan con diferentes establecimientos físicos pueden utilizar esta funcionalidad para gestionar su inventario. El WMS sincroniza el stock y las operaciones entre las bodegas y la red de tiendas.

Con el módulo Store Fulfillment, Easy WMS gestiona tareas como la reposición, los traslados de mercancías o las devoluciones entre varios establecimientos.

WMS para producción

Las empresas que cuentan con centros logísticos conectados con las áreas de producción utilizan el WMS para garantizar que las líneas de producción cuenten con las materias primas necesarias y registrar los productos terminados a medida que se fabrican.

El módulo WMS para producción de Mecalux coordina con el MES (manufacturing execution system) el suministro de materiales a producción. Al mismo tiempo, registra los productos terminados que se han fabricado durante la jornada.

Integración con marketplaces

Las empresas que venden sus productos a través de distintos canales pueden integrar el WMS con marketplaces y plataformas de comercio electrónico. El sistema sincroniza los pedidos, el inventario y el estado de los envíos para mantener la información actualizada y reducir las tareas manuales.

En el caso de Mecalux, el módulo Integración con marketplaces es compatible con los principales marketplaces, como Amazon o eBay, y con las plataformas de e-commerce más utilizadas, como Prestashop.

Software para operadores logísticos (3PL)

La logística 3PL se caracteriza por su complejidad. Estos proveedores gestionan mercancías de diferentes empresas y coordinan actividades como el abastecimiento, el almacenamiento, la preparación y la distribución de los pedidos.

El módulo Software para operadores logísticos (3PL) de Easy WMS mantiene separado el inventario de cada cliente y le proporciona información sobre el estado de su stock. Además, adapta los procesos a las necesidades de cada empresa y registra de manera automática los servicios prestados para facilitar su facturación.

Servicios de Valor Agregado (VAS)

La personalización de productos y pedidos es una práctica cada vez más habitual. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar empaques sostenibles, incorporar etiquetas con su logotipo o marca, agregar papel o virutas de colores o incluir tarjetas impresas, entre otras alternativas.

Easy WMS dispone del módulo Servicios de Valor Agregado (VAS), una solución que proporciona instrucciones a los operadores y garantiza que cada tarea se realice de acuerdo con los requerimientos establecidos para cada pedido.

Capacidades técnicas que debe tener el software de almacén

Más allá de las funcionalidades orientadas a la logística, un WMS debe cumplir determinadas especificaciones técnicas que faciliten su implementación e integración con los sistemas de la empresa. Estos aspectos influyen tanto en el rendimiento del sistema como en su capacidad para adaptarse al crecimiento de la empresa.

Cloud / SaaS

Un WMS en modalidad software as a service (SaaS) está alojado en la nube, por lo que no requiere contar con servidores propios para implementar el software. Los usuarios pueden acceder al sistema desde un navegador web o una aplicación móvil, mientras que el proveedor se encarga del mantenimiento y de implementar las actualizaciones mediante un modelo de suscripción.

En el caso de Mecalux, Easy WMS está disponible en modalidad SaaS, lo que agiliza la implementación del software y permite aumentar o reducir la cantidad de licencias según las necesidades de cada empresa.

Integración con el ERP

La integración con el ERP permite que el WMS se conecte con los demás sistemas de la empresa. Los pedidos, el inventario y los despachos se actualizan en ambos sistemas, lo que evita tareas duplicadas y garantiza que todas las áreas compartan información actualizada.

API

Las API permiten conectar el WMS con otras aplicaciones. Mediante estas interfaces, el software puede intercambiar información con sistemas de gestión de transporte (TMS) o sistemas de producción (MES), además de incorporar nuevas herramientas a medida que la empresa evoluciona.

Sincronización en tiempo real

Un WMS moderno intercambia información con los demás sistemas en tiempo real. De esta manera, cualquier recepción, movimiento de mercancías o despacho se registra de inmediato y se evita que diferentes áreas de la empresa trabajen con datos desactualizados.

Configurabilidad y personalización

Un WMS permite configurar flujos de trabajo, reglas o permisos para adaptarse a las operaciones de cada empresa. Cuando se necesitan funcionalidades muy específicas, también pueden incorporarse desarrollos personalizados.

Escalabilidad

La logística evoluciona con el tiempo. Un WMS escalable puede gestionar un mayor volumen de pedidos, nuevas referencias o bodegas adicionales sin perder rendimiento. De esta manera, la empresa puede crecer sin sustituir el software.

Experiencia de usuario

Un WMS debe presentar los procesos de manera clara para que los operadores ejecuten las tareas con rapidez. Además, una interfaz intuitiva permite navegar fácilmente entre los diferentes menús y acceder a la información cuando sea necesario.

Easy WMS de Mecalux cuenta con una interfaz para terminales de radiofrecuencia que organiza la información según el proceso e incluye filtros, íconos y opciones de mensajería que facilitan la comunicación entre los equipos.

Inteligencia artificial

La IA se está integrando de manera progresiva en los WMS para analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y generar recomendaciones. Con estas capacidades, los responsables de la supply chain pueden anticiparse a las necesidades, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones.

Funcionalidades del WMS para almacenes automatizados

Un software de gestión moderno debe ser capaz de comunicarse con equipos y sistemas automatizados, incluso si son de diferentes fabricantes. La integración con soluciones robotizadas permite realizar los movimientos de mercancías.

WES y WCS

En un almacén automatizado intervienen múltiples sistemas que funcionan simultáneamente. Mientras que un Warehouse Execution System (WES), como Easy WES de Mecalux, coordina las operaciones y asigna las tareas a los equipos, un Warehouse Control System (WCS) como Easy WCS controla el funcionamiento de los equipos y les envía las órdenes correspondientes. La comunicación entre ambos sistemas y el WMS permite mantener sincronizadas todas las operaciones.

AGV

Los vehículos de guiado automático (AGV) transportan mercancías entre diferentes puntos de la bodega siguiendo rutas predefinidas. Al integrarse con el WMS, reciben instrucciones que especifican el origen y el destino de cada movimiento.

Easy WMS cuenta con una funcionalidad de integración con AGV que permite enviar instrucciones a estos vehículos y monitorear su ejecución. La solución también puede comunicarse con vehículos de otros fabricantes.

AMR

Los robots móviles autónomos (AMR) son vehículos inteligentes capaces de transportar cargas ─tanto estibas como cajas─ en espacios interiores de manera autónoma. Conectados al WMS, reciben las órdenes y comparten información sobre el estado de cada operación para mantener sincronizados los movimientos de mercancías.

Los AMR de Mecalux funcionan junto con un software de gestión de flotas, integrado con Easy WMS, que monitorea la flota de robots y optimiza los desplazamientos dentro de la bodega.

Transportadores y almacenamiento automatizado

Los almacenes automatizados gestionan la mercancía sin intervención manual. Mientras los transportadores trasladan estibas o cajas entre las distintas zonas de la instalación, los transelevadores almacenan y extraen los productos de sus ubicaciones. El WMS determina las tareas que deben realizarse, transmite las órdenes a los sistemas que controlan los equipos automáticos y mantiene actualizado el inventario en tiempo real.

Pallet Shuttle

El Pallet Shuttle es una solución de almacenamiento de alta densidad equipada con carros eléctricos que desplazan las estibas de manera automática por el interior de los canales de almacenamiento. En las versiones semiautomáticas, los operadores utilizan montacargas para introducir el shuttle en los canales y moverlo de una ubicación a otra, mientras que el WMS organiza las órdenes de almacenamiento y extracción y controla el inventario en tiempo real.

Easy WMS incorpora el módulo Integración con Pallet Shuttle para enviar las órdenes de entrada y salida de mercancías a los carros y mantener actualizado el inventario. En las versiones automáticas, como 4-Way Pallet Shuttle, el WMS coordina las operaciones junto con un software de gestión de flotas, que asigna las órdenes a los equipos y monitorea sus desplazamientos.

Cobots

Los robots colaborativos (cobots) trabajan junto a los operadores para automatizar tareas repetitivas o de precisión sin reemplazar su participación. Pueden participar en procesos como el picking, el paletizado, el despaletizado o la manipulación de artículos. Integrados con el WMS, reciben órdenes de trabajo y reportan cada acción realizada.

Easy WMS: un sistema para logística de almacenes preparado para operaciones avanzadas

Elegir un sistema WMS para logística de almacenes requiere evaluar aspectos que van más allá de sus funcionalidades básicas: también debe adaptarse a nuevos procesos e integrarse con otros sistemas. Easy WMS reúne todas estas capacidades en una plataforma flexible que se adapta a todo tipo de instalaciones. Gracias a su arquitectura modular y a su compatibilidad tanto con el ecosistema de Mecalux como con soluciones de terceros, acompaña a las empresas en la transformación y evolución de sus operaciones logísticas.