Picking sin papel: qué es, tecnologías, ventajas e implementación
El picking sin papel es una práctica consolidada en las bodegas que han digitalizado sus operaciones. Ante el aumento de la cantidad de referencias y envíos, las empresas recurren a la tecnología para mejorar la agilidad y la precisión de las operaciones. Al sustituir los documentos impresos por instrucciones digitales, los operadores reciben información actualizada y pueden validar cada tarea de inmediato. Además, el registro de los movimientos de mercancías ofrece una visión integral de las operaciones logísticas.
En este artículo explicaremos cómo se preparan los pedidos sin papel, qué tecnologías pueden utilizarse y cómo implementar este sistema en la bodega.
¿Qué es el picking sin papel?
El picking sin papel consiste en preparar los pedidos siguiendo las instrucciones de un sistema WMS para logística de almacenes. En los centros logísticos que todavía no han adoptado este método, los operadores imprimen listas con los productos que deben localizar, las cantidades que deben recoger y las ubicaciones a las que deben dirigirse.
En el picking sin papel, toda la información se envía digitalmente a los dispositivos utilizados por los operadores ─como terminales de radiofrecuencia, tablets, lectores o sistemas de voz─. El WMS recibe los pedidos, organiza las tareas y envía a cada operador las instrucciones necesarias para ejecutarlas.
El paperless picking no es una tecnología específica, sino una manera de realizar la preparación de pedidos que puede implementarse mediante diferentes soluciones digitales, seleccionadas según las características de cada bodega.
¿Cómo funciona el picking sin papel?
El picking sin papel comienza cuando el software de gestión recibe los pedidos desde el ERP. El SGA determina qué productos deben recogerse, dónde se encuentran, en qué orden conviene localizarlos y quién debe realizar cada tarea.
Con esta información, los operarios recorren la instalación para encontrar los artículos y extraer las cantidades solicitadas. En los almacenes automáticos, el SGA coordina también los equipos que trasladan la mercancía al puesto de trabajo donde el personal completa cada pedido.
Los operarios confirman la acción realizada, por ejemplo, escaneando un código de barras o mediante un sistema de voz. A continuación, el SGA actualiza el inventario y envía la siguiente instrucción. Cuando se han reunido todos los productos, los pedidos pasan a la zona de acondicionamiento para su expedición.
Ventajas del picking sin papel
El uso de listas impresas puede ser suficiente en operaciones sencillas y estables. Sin embargo, este método presenta limitaciones cuando aumenta la cantidad de pedidos. Si se modifica la prioridad de una orden o se presenta un quiebre de stock, la información impresa deja de estar actualizada. Solucionar estos problemas requiere generar nuevos documentos o transmitir los cambios por otros medios, lo que retrasa la capacidad de respuesta de la bodega.
El uso de listas impresas proporciona poca visibilidad sobre el estado de cada pedido. Los operadores consultan las instrucciones impresas, recogen los productos y posteriormente registran la actividad. Esta separación entre la tarea física y su registro puede generar errores y la duplicación del ingreso de datos. Al utilizar un software, cada acción queda registrada y actualizada de inmediato.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
- Mayor precisión y menos errores. El sistema valida cada recolección en tiempo real y alerta al operador si selecciona una ubicación, un producto o una cantidad incorrecta.
- Aumento de la productividad. Se reducen las tareas administrativas. Además, el WMS optimiza los recorridos para minimizar los desplazamientos.
- Inventario actualizado en tiempo real. Cada movimiento queda registrado al completarse, por lo que el inventario refleja la situación real de la bodega.
- Mayor trazabilidad y visibilidad. Los responsables de la bodega pueden consultar el estado de los pedidos y conocer quién ha realizado cada recolección.
- Mayor capacidad de gestión. La asignación digital de tareas facilita la asignación del trabajo para responder a los picos de actividad.
- Mejor experiencia para el operador. Las instrucciones se presentan de manera clara y paso a paso. Algunas tecnologías, como el voice picking o los wearables, permiten realizar las tareas con las manos libres.
- Menor consumo de papel. Al eliminar las listas impresas, se reduce el uso de documentos físicos en la preparación de pedidos.
Tecnologías utilizadas en el picking sin papel y cómo elegir la más adecuada
El picking sin papel es una metodología de trabajo que puede implementarse mediante diferentes dispositivos conectados al WMS:
- Terminales de radiofrecuencia y lectores de códigos de barras. Son una de las opciones más utilizadas. El operador consulta las tareas en un equipo portátil y escanea los códigos de barras de las ubicaciones o los productos para confirmar cada recolección. Como no requiere instalar equipos fijos en las estanterías, esta solución puede utilizarse en diferentes zonas de la bodega. Sin embargo, el operador suele necesitar una mano para sostener el terminal durante la preparación de pedidos.
- Tablets y dispositivos móviles. Funcionan de manera similar a los terminales de radiofrecuencia, pero sus pantallas de mayor tamaño permiten visualizar información adicional, como imágenes o instrucciones específicas. Son adecuados para procesos de preparación de pedidos complejos o que requieren consultar información más detallada. Sin embargo, su tamaño puede hacerlos menos prácticos para operaciones de alta intensidad cuando deben sostenerse con la mano.
- Voice picking. El personal recibe las indicaciones a través de audífonos y confirma las tareas realizadas mediante comandos de voz. Resulta útil en tareas que requieren manipular cajas, manejar equipos de manejo de materiales o desplazarse por distancias largas. También puede ser una opción adecuada para bodegas refrigeradas, ya que utilizar una pantalla con guantes puede resultar incómodo. El picking por voz requiere capacitar a los usuarios y garantizar que las condiciones del entorno de trabajo no dificulten la comunicación oral.
- Sistemas de guiado luminoso. Utilizan luces instaladas en las estanterías o en los puestos de trabajo para indicar dónde recoger o ubicar cada artículo. En el pick-to-light, las señales identifican de qué ubicación debe retirarse el producto. El put-to-light, por su parte, se utiliza para clasificar la mercancía y colocarla en el contenedor correspondiente a cada pedido. Estas soluciones son adecuadas para zonas con referencias de alta rotación y ubicaciones fijas. Si la distribución de la bodega cambia con frecuencia, será necesario reconfigurar los indicadores luminosos.
- Wearables. Son dispositivos que el operador utiliza durante la preparación de pedidos, como lectores de códigos de barras tipo anillo o terminales para la muñeca, lo que permite mantener las manos libres para manipular la mercancía. Al implementarlos, es necesario verificar que sean cómodos y que la batería tenga autonomía suficiente para toda la jornada laboral.
- Visual picking o pick-by-vision. El operador recibe instrucciones visuales directamente en su campo de visión mientras mantiene las manos libres. Esta tecnología puede ser útil en procesos complejos que requieren identificar productos similares o seguir instrucciones detalladas. Su implementación suele exigir una mayor inversión y un periodo de adaptación más prolongado que otras alternativas.
No existe una única tecnología adecuada para todas las instalaciones. Muchas instalaciones combinan diferentes soluciones según las características de cada zona: por ejemplo, pueden utilizarse terminales de radiofrecuencia en la mayor parte de la bodega, sistemas de guiado luminoso para gestionar las referencias de alta rotación y put-to-light para clasificar los pedidos antes de su despacho.
Cómo el WMS coordina el picking sin papel
El dispositivo que utiliza un operador ─un terminal de radiofrecuencia, una tablet o el pick-to-light─ no organiza por sí solo la preparación de pedidos. Su función es mostrar las instrucciones y enviar la confirmación de cada tarea. El WMS es el sistema que hace posible esta metodología de trabajo.
La integración entre el software y los dispositivos permite que cada movimiento quede registrado en el momento de su ejecución. Si un pedido cambia de prioridad o se presenta un quiebre de stock, el WMS puede actualizar las instrucciones antes de que el operador continúe con una tarea basada en información desactualizada.
La capacidad de coordinar diferentes tecnologías es una de las capacidades de Easy WMS. El sistema para logística de almacenes de Mecalux coordina la preparación de pedidos mediante terminales de radiofrecuencia, voice picking o sistemas pick-to-light y put-to-light. Las empresas pueden definir un método diferente para cada zona o tipo de pedido y combinar varias soluciones dentro de una misma instalación.
Sustituir las listas impresas por el picking sin papel facilita la preparación de pedidos cuando las operaciones aumentan o se vuelven más complejas. Ese es el caso del fabricante esloveno de artículos de cristal Steklarna Rogaška, que reemplazó sus documentos impresos por terminales de radiofrecuencia guiados por Easy WMS. El software permite a la empresa gestionar cuatro bodegas de manera integrada en las que se almacenan más de 5.000 referencias.
Picking sin papel en almacenes automatizados
En los almacenes automatizados, el picking sin papel va más allá de sustituir las listas impresas por instrucciones digitales de un WMS. La preparación de pedidos se combina con equipos de manejo de materiales que realizan los movimientos de mercancías y agilizan las operaciones. El software funciona como el cerebro que dirige y coordina los recursos para que los productos lleguen al puesto de picking en el momento oportuno y orienta al operador durante toda la tarea.
Los almacenes automatizados de cajas con transelevador miniload y el Sistema Shuttle son dos soluciones utilizadas habitualmente para preparar pedidos mediante la estrategia ‘producto a persona’ en instalaciones automatizadas. Los transportadores de cajas trasladan la mercancía desde las ubicaciones hasta los puestos de trabajo. El operador permanece en su estación, recibe los artículos necesarios y sigue las instrucciones que recibe a través de una pantalla o de dispositivos luminosos.
Para aumentar la productividad, pueden instalarse estaciones de picking de alto rendimiento. Permiten trabajar simultáneamente con varias cajas de productos y pedidos mientras el WMS indica en una pantalla qué productos debe recoger el operador y en qué cantidades.
La automatización requiere diferentes niveles de software: el WMS gestiona el inventario y planifica los pedidos, el Warehouse Control System (WCS) envía las órdenes a los equipos automáticos y el Warehouse Execution System (WES) coordina la ejecución de las tareas y los recursos disponibles. En Mecalux, Easy WMS incorpora las funcionalidades de Easy WES y se integra con Easy WCS para mantener el flujo de mercancías y registrar cada operación.
Cómo implementar un sistema de picking sin papel
El picking sin papel debe adaptarse a las necesidades y al ritmo de cada bodega. Para implementarlo, es recomendable seguir estos pasos:
- Analizar el proceso actual. Es necesario conocer cómo se preparan los pedidos y qué información necesita el personal.
- Identificar los cuellos de botella. Es necesario identificar desplazamientos innecesarios, errores o tiempos de espera.
- Elegir la tecnología adecuada. La elección debe tener en cuenta el volumen de pedidos, las características de los productos y la distribución de la bodega.
- Implementar un WMS. El software organiza las tareas y vincula las operaciones físicas con su registro digital.
- Identificar las ubicaciones mediante códigos de barras. De esta manera, cada escaneo permite verificar que el operador se encuentra en la ubicación correcta.
- Incorporar dispositivos de apoyo. Los terminales, lectores o sistemas de voz pueden implementarse de manera progresiva en diferentes zonas.
- Capacitar al personal. La capacitación facilita la adopción de las nuevas herramientas digitales.
- Monitorear los KPI. Indicadores como la cantidad de errores, el tiempo de preparación y los pedidos completados permiten evaluar las nuevas operaciones y detectar oportunidades de mejora.
El picking sin papel puede implementarse de manera progresiva, comenzando con un WMS y dispositivos básicos antes de ampliar la solución.
Digitalizar el picking según las necesidades de cada bodega
El picking sin papel no es exclusivo de los grandes centros de distribución ni requiere automatizar toda la bodega. Una bodega pequeña puede comenzar reemplazando las listas impresas por instrucciones digitales en terminales y escáneres, mientras que una instalación con un alto volumen de pedidos puede combinar varias tecnologías o integrar equipos automatizados. Lo fundamental es partir de las necesidades de las operaciones y elegir una solución que facilite el trabajo diario, mantenga la información actualizada y pueda adaptarse al crecimiento de la empresa. Mediante una implementación gradual, la preparación de pedidos adquiere mayor capacidad de respuesta frente a los cambios sin añadir complejidad.